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Ein Sanitätshaus wird mobil gemacht

Über den Auftraggeber 

Die Firma NICOLAI Vital Rersort GmbH gehört mit einem Jahresumsatz von 20,8 Mio. Umsatz und 180 Mitarbeitern an 19 Standorten zu den führenden Sanitätshausketten in Deutschland.  

Die Ausgangssituation 

Zur Beratung von Ärzten und Pflegepersonal hinsichtlich der Bestellung von Pflegemitteln und deren Anwendung setzt das Unternehmen einen Außendienst ein. Dabei werden die vor Ort erteilten Aufträge händisch zum Innendienst gebracht und von dort zwecks Auftragsbestätigung an den Kunden zurückgefaxt. Als nächstes wird der Bestellvorgang durch den Innendienst im ERP-System erfasst und die Auftragsabwicklung ausgelöst.   

Die Aufgabe

Es galt, durch eine mobile Lösung für die Auftragserfassung Medienbrüche zu beseitigen und den Bestellabwicklungsprozess zu rationalisieren. Ziel war die Entlastung des Innendienstes. Dabei musste als Voraussetzung für die Automatisierung von Vorgängen eine Anbindung an das ERP System vorgesehen werden. Zudem musste die Mobilanwendung auch Offline funktionieren, denn die Verfügbarkeit des Mobilfunknetzes konnte nicht an jedem Ort gewährleistet werden.   

Die Lösung

Wir haben uns zusammen mit dem Kunden für die Entwicklung einer nativen Android App entschieden. Eine native App bot hinsichtlich und Flexibilität zahlreiche Vorzüge gegenüber einer Webanwendung. Durch den Einsatz von weit verbreiteten Tablett PC's mit Android Betriebssystem hielten sich die Anschaffungs- und Supportkosten für die eingesetzte Hardware in Grenzen. 

Stammdaten werden über einen speziellen Kommunikationsserver aus dem ERP System geladen, aufbereitet und weiter an die mobilen Clients übermittelt. Vorgangsdaten und Dokumente werden von den Clients in das ERP übertragen. Dort stehen die offenen Vorgänge wie gewohnt zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung, so dass sich etwaige Schulungsmaßnahmen zur Einführung für den Innendienst erübrigten. Mithin war dadurch die Akzeptanz auf Anwenderseite gewährleistet. Das System übermittelt Auftragsbestätigungen wahlweise per E-Mail oder Fax an den Kunden. Bestellungen werden in einem Vorgang konsolidiert und an die Lagerwirtschaft übergeben.  

Der Erfolg

Die Außendienstkapazitäten konnten um ca. 50% entlastet werden, so dass der Grad der Kundenbetreuung signifikant erhöht werden konnte. Durch den digitalen Übertragungsweg ohne Medienbrüche gehen keine Dokumente mehr verloren. Auch fehlerhafte und unleserliche Eingaben gehören nun der Vergangenheit an. Durch die Automatisierung von zahlreichen manuellen Vorgängen konnte auch der Innendienst deutlich entlastet werden. Durch die, mit der Prozessautomatisierung einhergehende bessere Effizienz und Qualität der Auftragsbearbeitung konnte unser Auftraggeber einen Wettbewerbsvorteil erringen. 

Das Interview

CSE: Warum haben Sie sich für uns als Lösungsanbieter entschieden? 

NICOLAI-VR: Wir arbeiten bereits seit Jahren eng zusammen und schätzen die Zuverlässigkeit und Professionalität in der Zusammenarbeit. Außerdem wussten wir, dass CSE bereits über viel Erfahrung in der Entwicklung von mobilen E-Businesslösungen verfügt. 

CSE: Was war Ihnen bei der Lösung besonders wichtig? 

NICOLAI-VR: Da der Auftragnehmer mit sensiblen Kundendaten in Berührung kommt war uns der Aspekt der Vertrauenswürdigkeit und Sicherheit besonders wichtig.

CSE: Wie zufrieden sind Sie mit unserer Lösung?

NICOLAI-VR: Durch die direkte Anbindung an unser ERP-System konnten wir unseren Auftragsabwicklungsprozess automatisieren und dadurch optimieren. Dadurch stehen uns mehr Ressourcen für die Kundenbetreuung zur Verfügung. Das freut uns ganz besonders.